社内レビューの指摘を効率的に行う方法

会社で資料作成を行うと大体行われるのが社内レビューです。第三者目線で誤字脱字から表現の方法、文章の構成まで確認が行われてフィードバックが返ってきます。修正の上、再レビューを受けて完成に辿り着きます。

例えばですが、会社での仕事の中で資料の指摘をするとしましょう。確認方法は内容によって変わってきますので、それぞれご紹介します。

集まってレビューしてもらう

昔であれば、同じ場所で仕事をしていますので、直接会話して指摘できます。対面レビューと言われているものです。複数人でレビューする場合も多く会議室に一同に介して議論をして修正点を洗い出していきます。その場で質問しながら簡易的に修正してみるなど、効果的なレビューが行えます。

ただ、最近はコロナの影響もあり、リモートワークが普及し直接会話できない場合があります。

ウェブ会議で対面的にレビューしてもらう

今ではウェブ会議という方法もあります。画面を共有しながら会話できるため、直接会っているに近いことができます。会議室に集まってレビューするのと同程度のレビューを行うことができます。セキュリティ面でも何か残ったり、誤った相手に伝わることもありません。

ただ、ウェブ会議の準備や相手の予定の調整など対面で行うレビューと同じような面倒な部分もあります。また、リモートならではの進めにくさから全員が思った確認ができない可能性はあります。話そうと思ったらお見合いをしたとか、回線が遅く聞き取りづらかったとか経験しておられる方も多いのではないでしょうか。

配布してレビューしてもらう

対面レビューもウェブ会議も場所はさておき時間の制約はあります。説明を直接しながら議論を重ねる必要がないような資料の確認の場合は、メールやチャットで依頼して個別に回答してもらう回覧レビュー（配布レビュー）を用いることになります。場所に縛られることなく、確認者の都合の良い時に確認することができます。

この時の確認結果は、メールやチャットを用いて、言葉だけで「○ページの□□が誤字だよ」と説明する方法が用いられています。詳しく書けばよいですが、面倒くさくて大体分かるだろうとサボると伝わらないこともあります。

言葉だけで伝わる程度のミスであれば問題ありませんが、曖昧な箇所があると作成者と確認者の間で認識齟齬が発生します。作成者が確認を行うやり取りか、誤った修正による再指摘につながります。

画像も用いて指摘してあげる

文章だけでなく指摘したい箇所をスクリーンショットをとって場所をしっかりと示した方が確実に理解して修正してくれると思いますよね。チャットやメールにその画像を添付するという方法もよく取られるかと思います。レビューに少し時間を取られますが、正確性が高まります。

ただし、利用するチャットやメールによっては制約があることもあります。

セキュリティ対策により添付があると面倒（会社規定による）
添付用の画像を用意する作業が面倒くさい
宛先を誤って送信する危険性がある

画像がチャット画面を占有する
画像を登録しすぎてチャットが重くなる可能性がある
そもそも画像登録に対応していない
アカウントが乗っ取られる可能性がある

資料の中には機密性の高い文章もあるかもしれません。メールもそうですがチャットの中には取り消しできない場合や相手の方に残っている場合もあります。会社の方針により外部ツールによる誤送信防止などの対策が取られているかもしれませんが、セキュリティ事故には注意が必要です。

ガ象さんを用いてレビューする方法

配布してレビューする場合は、ガ象さんを用いていただく方法もあります。ガ象さんを用いる場合は、指摘箇所のスクリーンショットをガ象さんに登録してURLを取得します。URLと補足の説明「誤字あります」とかをチャットやメールで送ります。相手は誤字があることを認識し、URLにアクセスして問題箇所を知るでしょう。

ガ象さんは画像共有サービスですが、登録から3日を超えると閲覧できなくなります。使い捨ての一時的な共有をメインとしたサービスとなります。誤字を指摘するための画像なんてすぐ消えるくらいでちょうどいいですよね？

ガ象さんは手軽に利用できる点も魅力の一つです。会員登録・ログインといった作業は不要です。事前にインストールしておかないといけないこともありません。

まとめ

そのレビューは対面で議論を重ねるべきか、配布して確認してもらう程度でよいかにより、対面レビュー（会議室又はウェブ会議）か回覧レビュー（配布レビュー）を選択することになります。また、画像を補助的に用いたい場合には、情報漏洩への注意や画像の用意の手軽さなどを考慮して使うツールを選択するとよいです。

ガ象さんで全ての画像共有を薦めるわけではなく、適材適所で使ってもらえることを期待しています。ただ、ブラウザのお気に入りに入れておいていただけると幸いです。